質問で印象がよくなる人、悪くなる人

質問で印象がよくなる人、悪くなる人

質問をして印象がよくなる人がいる一方で、印象を悪くしてしまう人もいます。その違いを、「質問の効能と落とし穴」「質問で印象がよくなる人と悪くなる人の特徴」「警察官と銀座ホステスの質問術」といった観点から考察してみましょう。きっと質問上手になれますよ。

■質問が持つ5つの効能を確認しよう
これまでに人から質問をされた時のことを思い出してみましょう。質問をされて嬉しく思う時もあれば、「なんでこんなことを聞くんだろう」と不快に思ったこともあるのでは?

まずは質問の持つ5つの効能とその落とし穴について確認してみましょう。

●質問の効能1:情報がとれる
質問をすることで、求められている成果を出すために必要な情報を得ることができます。

【例】上司に「コピーをとってきて」と指示された場合
「白黒でよろしいですか? 何部コピーしましょう?」

抜け漏れのない指示というのは意外に難しいので、足りない部分を補う質問力はビジネスパーソンの強い味方です。

●質問の効能2:相手が話しやすくなる

質問には会話をスタートさせる、相手の会話量を増やすといった効果もあります。

【例】雑談のスタート
「すごい雨ですね。濡れませんでしたか?」
「今日は新幹線でお越しになったのですか?」

このような質問を投げかければ、雑談に参加しやすい状況を作れます。

【例】相手の会話量を増やす
「それは大変でしたね。その後、失くした鞄は戻ってきたのですか?」
「今回よりも困ったできごとはありましたか?」

相手が話したい話題についての適切な質問は、話し手の気分をよくする効果があります。

●質問の効能3:興味があることが伝わる

話を聞く時に、タイミングを見て質問を織り交ぜると、相手の話をきちんと聞いている、興味を持って聞いている、ということを伝えることができます。

【例】韓流スターの話をする妻に
「その人は他の韓流スターよりも人気があるの?」

簡単にできますしトラブルの予防線になりますので「ねぇ、ちゃんと聞いてるの?」と言われたことがある方は、ぜひ試してみてください。

●質問の効能4:相手を批判できる

批判や反対をストレートにしなくても、質問するという形式で、相手の提案や言動を批判することができます。

【例】会議で提案を批判したい時
「絶対売れるとおっしゃる根拠はなんですか?」
「これだけの時間とコストをかけてこのキャンペーンを行う理由はなんでしょうか?」

例に挙げたのは極端な質問ですが、ソフトな質問で異議を伝えることもできます。パワーバランスのある相手に反対しなければならない時に便利です。

●質問の効能5:自己アピールができる

的確な質問、鋭い質問、ある程度の知識がないとできない質問などは、一種の自己アピールになるでしょう。

同じ趣味を持っている、同じ出身地など、共通点をアピールすることも可能です。

【例】クラシック好きな人との会話で

「クラシックがお好きなんですね。カラヤンとフルトベングラーではどちらが好きですか?」

5つの効能は、皆さんなんとなく体感していることばかりだと思います。とはいえ、意識して使わないと誤解されてしまうこともあります。次は「質問の5つの落とし穴」をチェックしていきましょう。

■質問の5つの落とし穴

●質問の落とし穴1:尋問に聞こえる

声のトーンや表情、質問のスピードなどに気をつけないと、尋問のように聞こえてしまうことがあります。

【例】ミスをした部下に対して
「なにが原因なの? 先方には報告した? どうやってリカバリーするつもり?」

単に情報を知りたいという気持ちで質問した場合でも、責められているように感じて過度に反応する場合もあります。

●質問の落とし穴2:話したくないことを聞かれ不快に

相手が好んで話している話題の中にも、聞かれたくない質問というのはあるものです。

【例】海外でビジネススキルを学んだという話をしている人に
「どこの大学にどのくらいの期間行かれたんですか? え、2週間ですか?」

悪気なくした質問が相手を不快にすることもありますし、配慮のない人だという印象になってしまうことも。

●質問の落とし穴3:批判や攻撃だととられる

悪意なくした質問が、受け手にとっては批判や攻撃と感じる場合があります。

【例】相手の出したデータに対して
「この数字の出所はどこですか? 信頼できるところのものだと思いますが、平均値よりもモードを見たほうがいい気がしませんか?」

内容だけでなく、表情や声のトーン、文脈の中で判断されてしまうので誤解が生じるケースは少なくありません。

●質問の落とし穴4:理解度や知識レベルが伝わる

質問の内容によっては、理解や知識レベルの低さが露呈してしまうこともあります。

【例】会社から郵送する文書で
「相手が会社の時は『ごちゅう』(御中)って書くんでしたっけ?」

確認するのは大事なことですが、初歩的なことを自分で調べる手間を惜しむと残念な印象に。

●質問の落とし穴5:相手をイラだたせる

批判に聞こえるような質問だけでなく一般的な質問でも、タイミングや回数、ニュアンスなどによって、相手に不快感を与えてしまうことがあります。

【例】指示を受けた部下が急いでいる上司に何度も質問
「○○の部分もいつもどおりで大丈夫ですか? あ、そうだ、出来上がりはいつもどおり夕方でいいんですよね?」

質問は相手に答える時間をかけさせるものでもあります。タイミングや回数などを配慮しないと、空気が読めない人という印象に。

質問の効能と落とし穴をチェックしたところで、次にどんな人が質問でトクをして、どんな人が損をしてしまうのか具体例を見ていきましょう。内容と伝え方の2つの観点から解説します。

■質問で印象がよくなる人の特徴

質問で印象がよくなる人の特徴を、「内容」と「伝え方」に分けて見てみましょう。

【印象がよくなる質問の内容とは】

●先見力がある

先を見通した質問は一目置かれるだけでなく、気づきを提供できる人として大事にされます。与えられた情報の中だけで疑問点を探すのではなく、その先も視野にいれて質問するように心がけることからはじめてみましょう。

●洞察力がある

全体を俯瞰しつつ、大事なところは詳細をしっかり拾った質問ができる。そんな人は、リーダー、まとめ役に適任な印象を与えます。洞察力のある質問は一朝一夕にはできませんが、背景と目的に注目して話を聞く訓練が有効です。

●知識があることがわかる
質問には知識レベルが透けて見えます。ビジネスシーンにおいて、自分の専門分野の知識は高いに越したことはありません。地道に知識をつけ、わからない点は自分で調べてから質問するようにするといいでしょう。

【印象がよくなる質問の仕方(伝え方)とは】

●配慮がある

忙しそうにしている人にはタイミングを見計らって質問する。相手に手間をかけないよう、調べられるところは自分で調べる。相手が批判に感じないよう、柔らかいトーンで伝える。

●わかりやすい

何を聞きたいのか、伝え方がわかりやすくシンプル。事前に自分の頭の中で整理してから質問するので、伝え方が整理されている。

●柔らかい表現にして伝える

気持ちのよくない質問をしなければならないシーンでも柔らかい表現に変えて伝える。

×:「失敗したらどう責任をとるつもりですか?」
○:「万が一の時の対策についてもお考えだと思いますが、念のためそれについてもお話しいただけますか?」

次はNG例から学んでみましょう。

■質問で印象が悪くなる人の特徴

質問の仕方に無頓着なだけで決して悪気はないのに、質問の癖で損をしてしまう人の特徴を「内容」と「伝え方」に分けて見てみましょう。

【印象が悪くなる質問の内容とは】

●質問内容が初歩的過ぎる

なんでもかんでも質問。自分で調べようとしない。前例などから導き出す類推思考にからきし弱い。

●仮説での質問が多すぎ

「もしこれがダメだったら」「先方に断られた場合」「納期が間に合わなかった時には」といった仮説での質問ばかりする。無駄な質問が多く相手をイラつかせる。

●質問といいつつ自分の話をする

「何か質問ありますか」といった問いかけに対し、自分の感想や意見を述べる。質問といいつつ聞きたいことはなく、自分の言いたいことを話すのみ。

【印象が悪くなる質問の仕方(伝え方)とは】

●威圧的

表情や声のトーンが高圧的。批判めいた伝え方も多い。上から目線に聞こえたり、責められているように感じる。

●長い

前置きや背景が長く、なかなか聞きたいことがわからない。2つ、3つと質問を一緒にし、質問者が一度に答えにくい聞き方をする。

●答えのない質問をする

「どれだけ間違えば気が済むの?」「いつのなったら覚えるんだ?」といった、答えようのない質問をする。

よい例、悪い例を見て、質問をする時の伝え方も大事だとおわかりいただけたかと思います。では、具体的にどのよう点をおさえたらいいのか。次は、質問上手の代表として、職務質問をするおまわりさんと、聞き上手な銀座ホステスさんから、具体的に気をつけているポイントを学びましょう。

■警察官に学ぶ! 感情に配慮した質問の3つのポイントとは

職務質問は、犯罪を未然に防いだり、犯罪者を見つけ出したりする大事な仕事。

とはいえ、一般の人に不快な思いをさせない、プライバシーを侵害しないといった配慮も大切です。

そこで警察では、専門の指導員による指導や、職務質問の競技大会を設けるなど、技術の向上に努めています。

そんな彼らが質問をする時に特に気をつけているポイントは以下のとおり。

1.相手を認めるソフトな話し方を心がける

2.わかりやすい声でゆっくり質問し相手の反応を見る

3.笑顔・第一印象を大切にし敵意を持たれないよう心がける

どれも職務質問だけでなく、ビジネスシーンでも大切にしたいポイントですね。聞きにくいような内容について確認しなければならない時には、ぜひ思い出してください。

立場上キツイ質問をしなければならない場合で、笑顔が難しい場合でも、なるべくソフトにゆっくり質問するようにするといいでしょう。

■銀座ホステスに学ぶ! 地雷を踏まない質問術とは

相手にたくさん話してもらい、いい気分になってもらうのは、ホステスさん達の重要なお仕事。

質問をすることは、会話量を増やすためにも必須なのですが、相手を不快にしないよう質問にはあるテクニックを使っています。

それは「ぼかし」を使った質問の仕方。
例えば、昨日言ったレストランの話をされた時には、店名をズバリを聞くのではなく「どのあたりの店に行かれたんですか?」というように、ぼかしを入れて質問します。

どのお店に行ったのかを自慢したい人や隠したくない人は、この質問でも店名を教えてくれます。

言いたくない人は「銀座だよ」というようにぼかして答えることができます。

「そのゴルフ場のメンバーなんですか?」といった質問は、「そのゴルフ場は特別な方しか行けないんですよね?」とぼかす。

「このお店は常連なんですか?」といった質問は、「よく知ってるお店がたくさんあるのでしょうね?」といったようにぼかすと、仮に違った場合でも地雷になりません。

気持ちよく話してもらうことが目的の場合、ぼかせない質問、例えば「誰と行ったんですか?」というような質問は避けたほうが無難です。

質問は、上手に使えば相手を心地よくしたり、情報を得られるといったメリットがたくさんあります。

何気なく質問している方は、ひとつでも試していただければと思います。

【引用元:All About】

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